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Enlace contable entre EBP Obras y reformas y EBP Contabilidad Open Line™
En este documento vamos a describir la configuración necesaria y los pasos a seguir para enlazar contablemente nuestras dos aplicaciones EBP Obras y reformas y EBP Contabilidad Open Line™.
Etapa 1: Configuración
En primer lugar, detallaremos los aspectos más importantes y necesarios a tener en cuenta en la configuración de ambos programas para un correcto enlace.
Configuración de EBP Obras y reformas
Opciones
En menú Herramientas-Opciones-Contabilidad, deberá completar las informaciones siguientes:
- EBP contabilidad
- Ruta de la empresa
Indique en primer lugar con que empresa de EBP Contabilidad quiere enlazar. El programa busca en el espacio Mis documentos de su usuario Windows, lugar en el que se crean por defecto los accesos directos de las aplicaciones Open Line.
Indique también el usuario ADM y su contraseña
- Selección de los diarios
Debe indicar los diarios sobre los que quiere que se registre los diferentes movimientos según corresponda a ventas, compras, pagos… En la imagen inferior se muestra los que existen por defecto en nuestro programa de contabilidad. Puede completarlo tal y como se muestra en la imagen o ayudarse del botón apara acceder a la búsqueda de ellos.
- Selección de cuentas diferencias de Pagos
Establezca aquí las cuentas en las que quiere que se registren las diferencias den los pagos cuando se produzcan
- Compras/Ventas
- Venta/Compra
Introduzca las cuentas de venta y compra por defecto, por cada tipo de elemento.
- Contabilizar los Recargos/Descuentos adicionales
Permite elegir si el asiento contable detallará los recargos o descuentos complementarios en las cuentas específicas de cada recargo o descuento en el menú Datos - Diversos - Recargos/Descuentos adicionales.
- Completar las cuentas con ceros
Marcando esta opción el programa completará con ceros a partir del prefijo de cada cuenta hasta el número indicado en herramientas-opciones-contabilidad-enlace-longitud de las cuentas.
- Terceros
- Grupos cuentas terceros (clientes proveedores)
- Cliente: por defecto se asigna el grupo 430
- Proveedor/Subcontratistas: por defecto se asigna el grupo 400
- Retención de garantía defina las cuentas por defecto para contabilizar las retenciones de garantía
- Cuentas de anticipo defina las cuentas usadas para la contabilización de anticipos
- Numeración cuentas terceros
Tiene la posibilidad de definir como quiere que el programa numere las cuentas terceros en el momento de la transferencia.
El prefijo del grupo de la cuenta + el código tercero (cliente/proveedor)
El prefijo del grupo de la cuenta + los primeros caracteres del Nombre (hasta completar el número de dígitos especificados).
Un código libre definido manualmente en la pestaña Gestión de cada tercero.
- Completar las cuentas con ceros Marcando esta opción el programa completará con ceros a partir del prefijo de cada cuenta hasta el número indicado en herramientas-opciones-contabilidad-enlace-longitud de las cuentas
- Bancos
Puede definir la cuenta por defecto de bancos, para cobrar y pagar un efecto
- Enlace
- Transferencia para las facturas de venta por
- El detalle El asiento contable detallará todas las cuentas de ventas parametrizadas en las fichas materiales, mano de obra, maquinaria y diversos. Si varios elementos tienen la misma cuenta contable, los importes serán agrupados en ella.
- Las partidas Una línea con una cuenta de venta será generada por Partida, en el asiento contable. Si varias Partidas tienen la misma cuenta, los importes serán agrupados en una sola línea.
- El global Una línea con una cuenta de venta será generada por factura. La cuenta de venta para el enlace será aquel indicado por defecto en las opciones.
- Fecha utilizada al enlazar los cobro/pagos
- Fecha del cobro/pago Seleccione esta zona si desea que la fecha del asiento contable para el enlace de los Cobros/Pagos corresponda a la fecha del efecto
- Fecha de la remesa Seleccione esta zona si desea que la fecha del asiento contable para el enlace de los efectos a cobrar corresponde a la fecha de la remesa bancaria realizada.
- Documentos transferidos a contabilidad
Si activa esta opción podrá modificar los documentos, pagos y cobros que ya han sido transferidos a la contabilidad. En el momento de activarla un mensaje le avisará de que se pueden crear asientos de forma duplicada en su contabilidad. En el momento de modificar alguno de los documentos ya contabilizados el programa también le avisará con un mensaje advirtiendo de lo que puede ocurrir al transferir nuevamente estos documentos.
- Longitud de las cuentas
Indique la longitud que tendrán las cuentas contables de forma predeterminada.
La longitud de las cuentas debe ser igual a la longitud definida en su empresa en el programa de contabilidad (para EBP Contabilidad hasta un máximo de 15).
Si modifica la longitud de las cuentas contables, este cambio tendrá efecto en las cuentas generadas a partir de ese momento, para las cuentas creadas con anterioridad en las diferentes fichas (artículo, bancos, clientes, proveedores) deberá realizar el cambio de forma manual y para cada una de ellas
- Etiquetas de transferencia
EBP Obras y Reformas le permite configurar las descripciones de sus asientos contables. Usted puede indicar las macros a aplicar para cada tipo de asiento contable: En las Ventas, las Facturas o Documentos de Anticipo y en los Cobros, los Terceros y el Banco.
Para ello, dispone de las siguientes constantes:
{0} = Tipo de Documento de Venta (por ejemplo: Factura, Abono…)
{1} = Número de Documento
{2} = Tipo de Documento de Anticipo (Documentos de Anticipo)
{3} = Tipo de Tercero (Cliente, Proveedor,...)
{4} = Forma del Tercero (Sr. S.A., S.L…)
{5} = Nombre del Tercero
{6} = "Banco"
{7} = Código Banco
{8} = Número de documento y cobro entre paréntesis
Podrá generar entonces los siguientes macros:
Ejemplo: {0} N° {1}: Factura N° FA0001.
Ejemplo: {2} N° {1}: Factura de Anticipo N° FD0001.
Ejemplo: {3} {4} {5}: Cliente Señor García.
Ejemplo: {6} {7}: Banco BCH.
Configuración de fichas (Clientes, elementos, proveedores, Tipos de IVA…)
Dentro de las diferentes dispone de una opción donde introducir las cuentas contables para en la que quiere que cada movimientos de estas fichas sea contabilizado.
- Elementos pestaña Cuentas
- Clientes/Proveedores pestaña Gestión
- Menú datos IVA / IGIC / Cuentas pestaña Contabilidad
Configuración de EBP Contabilidad Open Line™
En el menú Parámetros-Empresa-Opciones contables: deberá completar las informaciones siguientes
- Transferencia contable
- Estado de los asientos transferidos
Puede definir el estado en el que quiere que los asientos sean creados en su programa de contabilidad una vez transferidos (Simulados o Validados)
- Empresa de transferencia
Determine la ubicación en la que se guardarán los ficheros a importar desde su programa de obras y reformas y que EBP contabilidad irá a buscar siempre que quiera hacer un enlace contable.
- Recuperar automáticamente los asientos al abrir la empresa
Si activa esta opción la importación se hará de forma automática l abrir la empresa y no será necesario hacerlo mediante el menú Operaciones/Transferencia contable/Importar la transferencia contable
Etapa 2: Proceso de enlace
En la etapa anterior se detalló cómo debe configurar ambos programas una vez hecho podrá proceder a enlazar contablemente ambas aplicaciones.
EBP Obras y reformas
Lo primero debe exportar los datos desde el programa de Obras y reformas desde el menú Procesos-Enlace contable
- Fecha
Establezca el periodo que quiere contabilizar
- Enlace
- Tipo
Debe seleccionar el tipo EBP Contabilidad Open line™
- Archivo
Indique la ruta donde se van a guardar los archivos que luego serán usados por la contabilidad paras ser importados. La ruta indicada por defecto es la misma establecida en el programa de contabilidad por lo que no debe cambiarla si no lo desea.
- Documentos a contabilizar
Indique el tipo de documentos a contabilizar
- Incluir los documentos ya contabilizados
Si activa esta opción podrá volver a lanzar el enlace de los documentos previamente enlazados. Sea cuidadoso con esta opción ya que de marcarla puede provocar duplicidades en su contabilidad.
- Actualizar
Si hace clic en el botón Refrescar se actualizan los datos en función de las fechas seleccionadas.
Documentos a contabilizar
Esta parte le muestra los documentos que serán contabilizados, podrá seleccionar todos o aquellos que desee.
- Botón Lanzar el enlace
Una vez definidos los documentos a transferir, haga clic en este botón para que los ficheros necesarios sean generados en la ubicación indicada y sean así posteriormente importados por la contabilidad.
EBP Contabilidad Open line™
La importación de los datos exportados desde EBP Obras y reformas se puede hacer de dos maneras.
- Automáticamente
La importación se hará automáticamente si previamente, como ya fue descrito anteriormente, tiene marcada la casilla Recuperar automáticamente los asientos al abrir la empresa en las opciones de la empresa.
- Manual
Para ello debe acceder desde el menú Operaciones/Trasferencia contable/Importar las transferencias contables. Se ejecutará entonces el asistente de importación:
En la primera pantalla del asistente podrá elegir entre:
- Automática. Si tiene configurada la ubicación en las opciones del programa tal y como se describió anteriormente la importación se realizará tras hacer clic en Siguiente y luego en Comenzar.
- Manual. Podrá determinar la ubicación en la que del programa dejará los ficheros de enlace contable haciendo clic en siguiente: indique la ruta y después haga clic en comenzar
